Processos bem definidos e eficiência

Cada vez mais as empresas em franco crescimento estão percebendo a importância de analisar a gestão como um todo. Para que isso seja possível, é fundamental encarar a gestão de uma empresa como um fluxo composto por diversos processos que levam ao objetivo final: entregar um produto ou serviço de qualidade, que atraia clientes e seja altamente lucrativo. Ao se perceber isso, nota-se a importância da definição desses processos, algo muitas vezes esquecido pelos gestores. Como a definição de processos pode ajudar a criar uma empresa cada vez mais produtiva?

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1) Trazendo a eficiência do trabalho da equipe: A eficiência do trabalho da equipe está diretamente relacionada à capacidade da empresa em definir os processos. Isso se dá pelo fato de que processos bem definidos evitam atrasos, retrabalho e minimizam os riscos causados por erros de colaboradores que não entendem claramente seu papel na proposição de valor do produto, serviço oferecido ou atividade a ser realizada. Incentivar os demais gestores da empresa a mapear os processos da respectiva área também fará com que seus colaboradores utilizem ferramentas em prol da otimização do trabalho. Sem isso, será difícil exigir que eles tirem proveito de softwares que poderiam tornar  a rotina mais simples e as entregas mais eficientes. Ferramentas de análise de desempenho, por exemplo, apenas são eficazes se bem utilizadas e integradas ao dia a dia da empresa, algo impossível de ser feito sem uma clara definição de cada processo.

2) Trazendo melhorias na qualidade do produto, serviço e atendimento: Se a definição de processos ajuda os funcionários a trabalharem de forma mais eficiente, isso irá refletir na qualidade do produto, serviço ou mesmo no atendimento prestado, seja ele interno ou externo. Com processos bem definidos, evita-se que algo de suma importância seja excluído de um procedimento de vendas ou mesmo no desenvolvimento de um produto. Além disso, é possível mapear as falhas com mais facilidade, o que ajuda na melhoria do que é ofertado pela empresa.

3) Trazendo facilidade e redução de custos no treinamento de novos funcionários: Através da delimitação de processos,, a empresa terá maior facilidade em treinar novos funcionários, o que reduz o custo desta operação. Isso porque todo novo colaborador poderá avaliar o processo antes mesmo do início do treinamento, reduzindo a necessidade de tempo para o aprendizado, além de um maior aproveitamento das informações. Em outras palavras, o instrutor gastará menos horas do seu dia para ensinar um novo funcionário, que por sua vez, demorará um tempo menor para absorver o aprendizado e estará em operação  mais rapidamente, o que também eleva a produção e, consequentemente, a lucratividade.

4) Colaborando na Identificação de necessidades de investimento: A partir da estruturação de processos, a empresa conseguirá identificar onde há mão de obra escassa, bem como a falta de tecnologia para aumentar a eficiência dos processos. Isso pode significar a necessidade de compra de um software, por exemplo, que ajudará a ter dados mais precisos, redução de mão de obra e maior segurança nas operações empresariais.

Mas como definir os processos?  Definir os processos da empresa pode ser tão trabalhoso quanto mantê-los funcionando. É aconselhável que se inclua colaboradores desde o início do mapeamento, começando por aqueles que são mais fundamentais. Inicia-se mapeando os processos que são mais importantes. Coloque-os em prática e acompanhe, juntamente a quem os executa, a eficiência do método definido. A partir disso, comece a definir processos menores até que toda a operação esteja relacionada. Para maior eficiência desse método, recomenda-se que este serviço seja feito por consultores externos, visando assim, evitar viés da prática e perda de detalhes que podem ser considerados intuitivos, porém, são muito importantes e podem passar despercebido pela equipe que os executa de forma rotineira.

 

 

Guilherme Bernardes

Pós Junior da RH Consultoria Junior – UFMG

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