5 dicas para evitar o retrabalho

Uma situação que, infelizmente, não é incomum dentro das empresas é a necessidade de refazer alguma tarefa ou todo um processo. O retrabalho gera prejuízos para a empresa, pois demanda mais tempo do que o estimado, reduzindo a produtividade, que possui ligação direta com quanto é gasto, em tempo e dinheiro, para concluir o produto/serviço. E pode ser ocasionado por diversos motivos, como comunicação falha, falta de planejamento, capacitação inadequada dos colaboradores.

 

Pensando nisso, separamos algumas dicas para evitar a necessidade de retrabalho.

 

1. Planejamento com antecedência

O primeiro passo é planejar, sendo importante a criação de um escopo do projeto, de forma clara e minuciosa. Nele deve conter um cronograma com todas as etapas, documentando os prazos e as tarefas a serem realizadas e quem fará cada uma, além dos custos estimados e os objetivos do produto/serviço, servindo de orientação sobre as demandas do cliente. Estruturar o mapeamento dos processos a serem executados também é essencial, buscando descrevê-los detalhadamente, de forma que os membros tenham conhecimento sobre cada etapa a ser realizada, mesmo que não participe dela.. Ademais, o planejamento facilita a comunicação entre o líder e a sua equipe.

 

2. Comunicação clara e objetiva

A comunicação é essencial para o bom funcionamento da empresa, desse modo, é preciso certificar que todos os colaboradores tenham a compreensão do que, como e quando devem fazer suas tarefas, sendo o escopo e o mapeamento dos processos ferramentas que podem ser utilizadas. No entanto, é importante também ficar atento ao repasse das informações não restringindo apenas a documentos de planejamento ou a fala oral. O registro de que algo foi dito – através de um email, por exemplo – permite com que a pessoa não se esqueça e também pode ser utilizada para comprovar que houve a delegação da tarefa. Além disso, é fundamental observar se a fala (ou o que foi escrito) pode gerar dúvidas ou ambiguidades, e caso ocorra, sempre demonstrar disposto para esclarece.

 

3.  Capacitação dos membros

Membros sem a capacitação adequada podem afetar no desenvolvimento do produto ou do serviço, podendo ser um fator que leve ao retrabalho. Assim, algumas medidas podem ser tomadas, como a realização de um processo seletivo eficiente, para que os funcionários escolhidos tenham as competências necessárias para realização das tarefas que vão ser delegadas a ele. Após o recrutamento e seleção, é fundamental oferecer treinamentos aos membros, para que as competências necessárias possam ser desenvolvidas e para realmente treinar para a função na qual eles irão ocupa na empresa.

 

4. Gestão do conhecimento

Na maioria das vezes, o retrabalho ocorre por algum erro, seja no planejamento ou execução dos processos, assim, é importante documentar o que aconteceu e quão foi a solução utilizada pela equipe, caso tenha. Assim, criando a gestão do conhecimento, é possível prever a possibilidade de isso acontecer e até já pensar em estratégias para lidar com as situações, se ocorrerem. Desse modo, pode-se fazer uma análise de riscos mais completa e eficaz do projeto, minimizando a possibilidade de ter que refazer.

 

5. Prazos para antes do prazo

O planejamento com antecedência não está relacionado apenas a prevenção, caso ocorra algo imprevisto durante a realização do projeto, mas também para possibilitar com que os prazos definidos sejam, na verdade, estabelecidos para antes do prazo final, também conhecido como deadline, que foi passado para o cliente. Dessa forma, caso seja preciso refazer alguma parte, o projeto em si não será entregue com atraso para o cliente. Além disso, permite com que todo processo de desenvolvimento do produto/serviço seja analisado, para certificar a qualidade.

Utilizar essas dicas ajudam não só a diminuir a probabilidade de ter que fazer alguma parte do processo de novo, mas também podem auxiliar no aumento da qualidade do serviço e na produtividade, pois o planejamento está bem estruturado contando com escopo, mapeamento de processos e análises de riscos. Além disso, é possível aproveitar de diferentes ferramentas para supervisionar o andamento do projeto, como a Agenda Google (já citada no nosso post sobre aplicativos de gestão do tempo) e o Trello, aplicativos que facilitam a comunicação e permitem que o gestor possa criar lembretes, checklists, anexar documentos e outras utilidades.

RH Consultoria Junior – UFMG

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