11 dicas valiosas para otimizar o seu tempo

O ano de 2017 chegou e uma das clássicas promessas para o ano novo é gerir melhor o tempo no dia-a-dia para não ficar desesperado com prazos, poder cuidar melhor de si, da família, curtir com os amigos e cuidar da saúde. Nada melhor do que um novo ano para fornecer aquele gás necessário para criarmos novos hábitos.  Para te ajudar a alcançar seu objetivo, trouxemos 11 dicas para guiar a sua organização e te auxiliar a evitar situações não tão agradáveis como se encher de trabalho no fim de semana, virar a noite fazendo um relatório, ou não conseguir se exercitar por conta das tarefas acumuladas.  

Seja trabalhando na empresa ou em casa, lidando com as tarefas da faculdade, ou até gerenciando os afazeres domésticos, todos nós buscando fazer mais em menos tempo. Se você é daqueles que inicia 5 atividades ao mesmo tempo e ao final do dia não concluiu quase nenhuma, ou mesmo se qualquer distração já o faz interromper o trabalho, fique de olho nessas dicas e ligue o “modo disciplina” para alavancar sua produtividade colocando-as em prática!

melhorar produtividade

 

1. Mantenha o ambiente organizado

Pode parecer “papo de mãe”, mas é realidade: um ambiente organizado ajuda a aumentar a produtividade. Se a sua mesa está muito desorganizada, você tende a ter dificuldade em focar no que está fazendo, ficando sempre uma sensação de algo inacabado. E a organização não é só no ambiente físico ao seu redor. Manter seus arquivos organizados no computador pode lhe poupar tempo, inclusive daqueles que trabalham com você. Que tal criar diversas pastas específicas para que todos os documentos tenham um destino intuitivo e nada se perca?! Não se esqueça de fazer isso no seu computador e online, nas plataformas utilizadas, como o Google Drive ou Dropbox, por exemplo.

2. Conheça seu modo de funcionamento

Se autoconhecer se torna muito necessário para estabelecer novos hábitos e otimizar nossa produtividade. Você sabe em qual momento do dia você é mais produtivo? Conhece os melhores horários para realizar determinadas atividades? Sabe por quanto tempo você permanece focado sem a necessidade de intervalos? Para responder a essas e outras perguntas é preciso se conhecer. Eu ,por exemplo, trabalho melhor após realizar atividade física pela manhã. E sabendo disso, me esforço para me exercitar de alguma forma logo quando acordo. Também é importante saber qual modo de organização mais combina com você: é a utilização de uma agenda de papel, eletrônica, ou por meio de post-its? O necessário para se autoconhecer, é se automonitorar. Faça testes, anote os resultados e encaixe a melhor forma de realizar as tarefas de acordo com a sua rotina.

3. Tenha em mãos tudo que precisar fazer

Quem nunca iniciou um ano com uma agenda nova e achou que ela seria a solução para a gestão do tempo? Pois é, ela sozinha não resolve nenhum problema, mas se você tiver disciplina, e todas suas atividades e compromissos estiverem nela, já é um ótimo começo! Ela pode ser de papel, no celular, em ferramentas como o Trello, ou até uma planilha para gerenciamento de tempo, mas é extremamente importante que tenha registrado tudo que precisa fazer em curto, médio e longo prazo. Nada de descobrir uma prova na noite anterior, hein?!  

tempo-4

4. Faça um diário de 5 minutos

Depois que você registrou tudo na agenda da sua preferência (lembre-se de escolher a que melhor funciona para você!), é hora de selecionar aquelas atividades que devem ser feitas a curto prazo. No diário dos 5 minutos, todos os dias, quando acordar, ou na noite anterior, se preferir, você deve separar 5 minutinhos para tomar nota dos compromissos e tarefas a realizar naquele dia. É fundamental ser realista, separando um tempo médio necessário a ser gasto naquela reunião, ou na realização daquele relatório. Não se esqueça de que responder e-mails, ir à academia, almoçar com a namorada, ou  ir ao supermercado também demandam tempo, então devem estar no Diário dos 5 Minutos. Dessa forma, você tem maior clareza do que precisa fazer de forma mais urgente.

5. Saiba estabelecer prioridades

Parece óbvio, mas listar prioridades é fundamental para se livrar daquele desespero de fazer as coisas em cima dos prazos. Por isso, é necessário que ao fazer o Diário dos 5 minutos, as tarefas sejam realizadas em ordem de prioridade. Além de afazeres do trabalho ou faculdade, há também aquelas prioridades pessoais diárias que podem e devem ser consideradas. Há quem considere uma corridinha matinal como prioridade para iniciar o dia, ou o almoço em família, e até um episódio da série favorita, e é importante que se mantenham na rotina diária, inclusive na hora de organizar a agenda. O bem estar é essencial para uma alta produtividade!

otimização de tempo

6. Saiba o que é importante, urgente e o que pode ser delegado

Muitas vezes optamos por executar tarefas que nos agradam mais, mesmo que as mesmas possam ser feitas posteriormente ou até por outra pessoa. Mas quando fazemos isso, estamos tomando um tempo precioso que poderia ser utilizado em outra coisa, inclusive para descansar. Separei uma planilha que, se usada frequentemente, irá te ajudar nisso. Ela possui duas abas onde na primeira são listadas as atividades a fazer, seu nível e importância e de urgência, e na segunda, há quatro quadrantes em que tais tarefas devem ser distribuídas conforme sua classificação. Baixe-a e comece o ano organizando suas atividades! 

7. Não se esqueça de que imprevistos acontecem

Estabelecer uma folguinha na agenda é muito útil! Imprevistos acontecem a todo momento, e é importante ter tempo para lidar com eles de forma a não atrapalhar o previsto. Imagine: você precisa montar uma apresentação importante para manhã seguinte, porém, na noite anterior é tomado por uma enxaqueca terrível que o impede de realizar a tarefa. Se houvesse um espacinho para imprevistos, a apresentação já estaria pronta e você não teria algo para se preocupar além de se livrar da dor.

8. Aprenda a dizer “não”

Você é daqueles que ao primeiro sinal de um trabalho se dispõe a fazê-lo? Ou ao receber um pedido para concretizar uma atividade, aceita mesmo estando sem tempo para tal?  Bom, você precisa aprender a dizer “não”! Não é algo fácil, porém é necessário. Para fazer isso sem culpa, você pode expressar seu desejo em realizar o trabalho, e se desculpar por não ter condições de adquirir novos compromissos; pode oferecer uma alternativa ou indicar outra pessoa para fazer por você; também pode se oferecer para instruir alguém ou até executar somente uma parte do trabalho. Dizer “não” para o que você realmente não pode fazer, significa reconhecer suas limitações e valorizar suas prioridades!

9. Tenha uma rotina bem estabelecida

Ter uma rotina é importante para poupar a energia do seu corpo, para que você possa se concentrar naquilo que realmente importa. Imagine todos os dias ao acordar você ter que pensar em cada passo que irá dar? Tomar banho ou escovar os dentes? Tomar café da manhã ou checar os e-mails? Organizar a mochila ou arrumar a cama? Quando se tem determinados rituais, fica mais fácil decidir o que fazer a seguir. Uma dica interessante é estabelecer horários fixos para algumas atividades, caso isso seja possível. Fazendo isso evita-se que a mesma não seja executada.

otimizar tempo

10. Aproveite as oportunidades para ser produtivo

Você costuma passar muito tempo no ônibus, na sala de espera de consultórios, em intervalos de reuniões? Já pensou na quantidade de coisas que você pode fazer nesse tempo ocioso? Responder e-mails, mensagens no Whatsapp, fazer ligações mais simples, ler textos da faculdade, fazer as pautas de reuniões… há várias coisas possíveis para se fazer nesses momentos em que por vezes ficamos olhando para o relógio, vendo o tempo passar, desejando ter mais tempo para realizar as muitas tarefas do dia. Com o avanço da tecnologia, em qualquer lugar temos acesso a internet e a diversas informações, o que facilita e muito nosso dia-a-dia.

11. Crie antes de consumir

Lembre-se de concluir suas tarefas antes de sair por ir aí procurando videos aleatórios na internet, ou passar horas em frente ao video-game. Cuidado para que as pausas no seu dia não se delonguem, atrapalhando o andamento do seu trabalho. A sensação de dever cumprido fará com que você aproveite o melhor os momentos de descanso e diversão! 

Não se esqueça: ser produtivo não é ser ocupado. Ser produtivo no trabalho, nos estudos, no lazer – é aproveitar ao máximo os momentos fazendo aquilo que deve ser feito em cada situação. Gerindo bem seu tempo no trabalho e/ou nos estudos, o tempo com a família e/ou com os amigos, será muito mais proveitoso. E o inverso também é verdadeiro. Espero que essas dicas ajudem você a dar um show de produtividade em 2017!

 

Rayane Couto

Diretora de Marketing da RH Consultoria Júnior – UFMG

2 thoughts on “11 dicas valiosas para otimizar o seu tempo

Deixe uma resposta

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *